Nếu bạn đang giữ vai trò là một nhà quản trị, điều hành các doanh nghiệp. Chắc hẳn sẽ rất mong muốn có được sự hỗ trợ từ công nghệ. Hiểu được điều đó phần mềm ERP Được ra đời vào ứng dụng phổ biến trong mô hình quản lý các doanh nghiệp. Mang đến giải pháp hiệu quả trong việc vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay!
Hiểu thế nào là phần mềm ERP?
Hiện nay với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ con người có thể nhận được sự hỗ trợ và giúp đỡ trong mọi công việc. Và ERP không còn là khái niệm mới lạ, chúng được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning. Hiểu một cách đơn giản thì đây là hệ thống hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Chúng sẽ thay thế con người trong việc định hướng và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả.
Có thể nói rằng phần mềm ERP được xây dựng giống như một mô hình công nghệ hướng tới mục tiêu mang tất cả những vấn đề tích hợp lại trong một ứng dụng. Nó có thể áp dụng công nghệ cao vào trong các hoạt động quản lý hay kinh doanh của các doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Nó tích hợp những ứng dụng khác nhau vào trong một phần mềm và từ đó liên kết các quy trình của hoạt động sản xuất lại thành một cơ sở dữ liệu phục vụ cho doanh nghiệp. Như vậy mục tiêu chính được hướng tới của những người sáng tạo ra phần mềm ERP đó chính là hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp theo một trình tự cụ thể hợp nhất. Sau đó dễ dàng luân chuyển tới các phòng ban và những đơn vị hoạt động khác đều có thể nắm được những thông tin cần thiết.
Như vậy người quản lý có thể nắm được tất cả các thông tin liên quan đến doanh nghiệp của mình trong duy nhất một phần mềm. Không cần phải thông qua nhiều hệ thống đơn lẻ khác điều này giúp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Những đặc trưng cơ bản của phần mềm ERP
Khi tìm hiểu về bất cứ một phần mềm nào học vụ cho quản trị quá trình hoạt động của các doanh nghiệp. Ngoài việc so sánh sự tiện lợi, cho sự an toàn mà các phần mềm đó mang lại. Người ta còn dựa trên những đặc trưng cơ bản được áp dụng trong việc quản lý các doanh nghiệp của phần mềm ERP để so sánh. Trong đó phần mềm này có những điều đáng lưu ý như sau:
- ERP được xây dựng với vai trò là hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh được hợp nhất mọi công đoạn, mọi thành viên đều được xâu chuỗi và tổng hợp lại thành một quá trình hoạt động có trật tự logic
- Có rất nhiều người hiểu sai về phần mềm này ,bởi ERP chính xác là phần mềm hỗ trợ quản lý chứ không thể thay thế được những dây chuyền sản xuất thay sức người
- Sử dụng phần mềm ERP sẽ được vận dụng một hệ thống quản lý theo quy tắc Và kế hoạch đã được hoạch định từ trước. Do đó cần có sự xác định về kế hoạch, việc thay đổi kế hoạch cũng được thành lập và kiểm tra theo định kỳ Để đảm bảo có sự ổn định trong hoạt động và thay đổi kịp thời
- Hệ thống của phần mềm này liên kết giữa tất cả các phòng ban trong cùng một cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp. Nhờ vậy các phòng ban có thể trao đổi và làm việc, hỗ trợ lẫn nhau chứ không phải vấn đề hoạt động riêng lẻ…
Lợi ích khi dùng phần mềm ERP đối với các doanh nghiệp
Việc dần dần thay đổi quy trình làm việc, hệ thống hóa và có sự trao đổi lẫn nhau. Đó là lý do tại sao một nhà quản lý kinh nghiệm áp dụng phần mềm ERP sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình của công ty và có cơ sở dữ liệu tập trung.
Điều này có thể giúp công ty dễ dàng phát triển, phân tích dữ liệu, nguồn nhân lực một cách chính xác từ nhiều yếu tố, khía cạnh khác nhau đưa ra được những quyết định chính xác nhất trong việc sản xuất và lựa chọn con người.
Hỗ trợ của phần mềm ERP trong kiểm soát tài chính
Đối với một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì cũng sẽ rất quan trọng đến phần thông tin về tài chính. Số liệu này vô cùng phức tạp và được tập hợp từ nhiều bộ phận khác nhau. Không chỉ tốn kém thời gian mà còn có thể tồn tại những chênh lệch thông qua quá trình trao đổi.
Tuy nhiên nếu dùng ứng dụng phần mềm ERP thì đây sẽ là giải pháp tuyệt vời bởi tất cả mọi vấn đề về tài chính sẽ được tổng hợp lại ở một nguồn duy nhất. Tất cả các phòng ban, cơ sở hay những bộ phận đều sẽ làm việc thông qua phần mềm này ở mục tài chính, nếu có sự thay đổi trong quá trình sửa chữa thì thông tin cũng sẽ tự động cập nhật, tính toán lại để trùng hợp với kết quả. Từ đó giúp giảm sức người và đỡ tốn kém thời gian hơn.
Điều quan trọng là bất cứ khi nào nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra số liệu đều có thể thực hiện được. Bởi tất cả các con số đã được thống kê một cách rõ ràng cụ thể. Thay vì như trước đây các doanh nghiệp lớn phải tính toán phức tạp nên chờ đợi tổng kết theo quý hoặc theo tháng, khi có sự thay đổi sẽ tốn rất nhiều thời gian để tính toán lại từ đầu, báo cáo tài chính vô cùng rườm rà mất thời gian.
ERP có thể giải quyết hết tất cả những vấn đề này, mang đến những báo cáo tài chính rõ ràng cho lãnh đạo kiểm tra, theo dõi. Mọi con số thống kê sẽ được cụ thể ở những dòng cuối cùng của báo cáo tài chính.
Giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý và hoàn thành công việc
Đây là lợi ích rất lớn trong việc lựa chọn các phần mềm phục vụ cho doanh nghiệp. Làm việc theo quy trình vốn là hoạt động từ xưa đến nay của các doanh nghiệp nhất là đối với những doanh nghiệp càng lớn thì quy trình càng dài dòng.
Đặc biệt khi sử dụng quá nhiều nhân lực trong việc hoàn thành công việc bằng sức người sẽ có sự sai sót và thời gian thống kê lại sẽ rất tốn kém. Chính vì vậy việc sử dụng phần mềm phần mềm ERP với hệ thống rõ ràng sẽ giúp bạn có thể giải quyết được vấn đề thời gian. Rút ngắn khoảng cách liên lạc, làm việc mà không cần phải tìm đến tận các chi nhánh. Nhờ đó có thể gia tăng tốc độ làm việc trong các doanh nghiệp, tăng hiệu quả làm việc.
Giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót khi nhập liệu
Nếu như trước đây khi làm việc thủ công việc nhập liệu sẽ luôn trong tình trạng phải cảnh giác. Sai sót có thể xảy ra bất cứ lúc nào và đương nhiên khi xảy ra sai sót thì sẽ phải dò lại từ đầu.
Điều này vô cùng mất thời gian và nếu không phát hiện ra thì sẽ gặp rắc rối lớn bởi nó có thể ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả báo cáo. Việc nhập dữ liệu bằng tay rất dễ nhầm thông tin, những con số ảnh hưởng tới tiến độ làm việc của cả một tập thể, khiến cho doanh nghiệp trở nên thiếu chuyên nghiệp, dễ dàng gây ra những tình trạng đổ lỗi, mất đoàn kết nội bộ.
Chính vì vậy chỉ cần sử dụng phần mềm này dữ liệu không cần qua tay nhiều người. Được lưu trữ trên hệ thống để bất cứ khi nào sử dụng đều có thể tìm được hạn chế tối đa những sai sót mắc phải trong quá trình nhận dữ liệu. Bởi tất cả các thành viên trong công ty đều sẽ được tiếp cận với dữ liệu gốc.
Ngoài ra vẫn còn rất nhiều những ưu điểm tuyệt vời mà phần mềm ERP mang lại như kiểm soát hiệu quả quá trình làm việc của nhân viên, tạo ra được kinh giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp…. Tất cả đều hướng tới mục tiêu phát triển doanh nghiệp, tối giản quy trình, làm việc hiệu quả.
Phần mềm ERP đáng dùng nhất tại thị trường Việt Nam
Hiện nay tại Việt Nam nếu muốn tìm kiếm và ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP. Fast Business Online chính là phần mềm được mệnh danh là nền tảng tốt nhất hiện nay dành cho các doanh nghiệp ở quy mô vừa và lớn.
Với khả năng truy cập và làm việc bất kể thời gian không hạn chế số lượng thành viên, truy cập được ở mọi thiết bị có kết nối internet. Đây sẽ là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp .
Việc sử dụng ứng dụng này bạn có thể làm việc online ở cả nền tảng Web, mobile Web và mobile app. Như vậy máy tính hay laptop hay điện thoại đều có thể tham gia làm việc và truy cập đồng thời không cần tải bất cứ phần mềm nào. Cho gia tốc độ truy xuất dữ liệu cực nhanh, tính chất bảo mật thông tin cao.
Không chỉ có vậy hệ thống phần mềm ERP này còn giúp doanh nghiệp có thể quản lý từ khâu mua hàng cho đến bán hàng cho đến phân phối, các khâu hoạt động trong công ty như tài chính ,nhân sự, kế toán…. Hỗ trợ rất nhiều cho những người giữ vai trò tài chính kế toán trong công ty, quản lý tiền tệ một cách hiệu quả… Nói chung có đáng để các doanh nghiệp trải nghiệm và sử dụng!
Khó khăn khi triển khai áp dụng trong doanh nghiệp
Hiện nay các doanh nghiệp ở Việt Nam có số lượng lớn và phát triển tương đối nhanh chóng. Tuy nhiên đa phần là ở quy mô vừa và nhỏ. Do đó việc nhận định và áp dụng công nghệ, lựa chọn giải pháp là phần mềm ERP cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng.
Việc chuyển đổi hoàn toàn văn hóa làm việc truyền thống sang văn hóa làm việc trực tuyến và thống nhất khởi đầu sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Nhiều doanh nghiệp không thể thích nghi kịp dẫn đến việc không thể phát huy được tối đa tính năng tuyệt vời mà ứng dụng này mang lại.
Cần phải chuẩn bị kiến thức kỹ năng cũng như nhiều yếu tố khác để có thể thực hiện triển khai sử dụng phần mềm ERP vào trong hoạt động của công ty. Do đó rất tốn kém thời gian, công sức.
Những lưu ý khi triển khai ERP
Nếu đang có dự định triển khai phần mềm này cho hoạt động của công ty, các doanh nghiệp cần chú ý những thông tin sau:
- Cần có những hiểu biết cơ bản về phần mềm ERP từ đó dự trù kế hoạch kinh phí, nguồn lực và đặc biệt là thời gian để có thể triển khai hiệu quả nhất
- Vẫn có rất nhiều rủi ro tìm ẩn trong quá trình triển khai và sử dụng. Điều này doanh nghiệp phải lường trước và xác định được cách thức khắc phục rủi ro
- Lên được kế hoạch và những phương án dự trù thay đổi hoặc nâng cấp hệ thống trong tương lai nếu cần
- Đừng quên hãy cập nhật thường xuyên sự phát triển của công nghệ để có thể nắm bắt kịp thời, tận dụng tốt tối đa nguồn lực….
Kết luận
Phần mềm ERP Sẽ rất hữu ích nếu có thể tận dụng những chức năng tuyệt vời của hệ thống điều hành này. Tuy nhiên chi phí lớn và vẫn có thể phát sinh rủi ro là điều mà doanh nghiệp cần chú ý trong quá trình triển khai và thực hiện nhé!
