Bài viết dưới đây viết về những hiểu biết công cụ xử lý số liệu và bảng tính được gọi là excel. Và chúng có công dụng là gì? Gồm có những tính năng cơ bản nào có lợi cho người dùng? Các phiên bản excel bao gồm những phiên bản nào? Và ứng dụng chính vào những ngành nghề nào? Cùng tìm hiểu những thông tin cơ bản sau đây.
Excel là gì?
Excel là một loại công cụ xử lý bảng tính cũng như các số liệu và được thiết kế bởi nhà phát triển Microsoft. Và công cụ này luôn là một lựa chọn cho những phần mềm tính toán số liệu từ đơn giản đến phức tạp hơn.
Excel được xem là một phần mềm hữu ích giúp cho người dùng có thể dễ dàng lưu trữ dữ liệu và trình bày chi tiết dưới dạng là các bảng. Cách trình bày này sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được và tránh những sai sót hay nhầm lẫn.
Ngoài ra, excel còn tích hợp tất cả các phép tính, hàm tính, các công cụ phục vụ tính toán và các xử lý thông tin nhanh chóng khác. Người dùng sẽ nhận được kết quả nhanh chóng và chính xác. Cho dù là khối lượng dữ liệu rất lớn cũng sẽ được tính toán và thống kê trên từng đơn vị.
Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng nghỉ không chỉ có Facebook và những chương trình chạy quảng cáo trên Facebook cũng đòi hỏi lọc ra các danh sách dựa trên các tiêu chí và cần xuất ra các file dữ liệu để thống kê để so sánh 1 cách chính xác mà nhanh chóng nhất do đó excel là sự lựa chọn trên hết.
Các phiên bản của thông thường hiện nay
Tính đến thời điểm hiện tại thì excel đã thiết kế ra rất nhiều phiên bản được cải tiến khác nhau. Đối với mỗi một phiên bản đều sẽ được nâng cấp các tính năng tối ưu nhất. Hệ thống cập nhập thêm nhiều tính năng mới với mục đích đáp ứng tối đa các nhu cầu sử dụng của người dùng hiện nay.
Phiên bản excel 2003 phiên bản đời đầu của hệ thống
Phiên bản excel 2003 sở hữu cho mình giao diện được mặc định là gồm có 3 thanh công cụ với tất cả các tính năng cơ bản để phục vụ cho mục đích của người dùng như là:
- Thanh đầu tiên thanh chứa các menu của các phiên bản excel : với mỗi một menu lại chứa rất nhiều tính năng, và công cụ đã được tích hợp sẵn nhằm phục vụ người dùng sử dụng, cùng với những thao tác cơ bản.
- Tiếp theo là Standard gồm có các tính năng cơ bản thường xuyên được sử dụng phổ biến như: Tạo File mới, in, lưu lại File và xem văn bản trước khi in,…
- Kế đến là Formatting hỗ trợ người dùng có thể lựa chọn Font chữ sao cho phù hợp. Ngoài ra, còn các tính năng nổi bật khác như là điều chỉnh kích cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, màu sắc, căn lề trái phải, gạch chân,… cho từng ô chứa có dữ liệu trong bảng tính.
Các tính năng sẵn có được hệ thống cài làm mặc định sẵn
Phiên bản excel 2007, 2010, 2013 phổ biến nhất hiện nay
Các phiên bản của 2007, 2010 và 2013 sẽ tương đối là giống nhau về các mặt sắp xếp các tính năng và công cụ trên thanh điều khiển. Chức năng sử dụng trong excel bằng thanh Ribbon cũng được cho là giống nhau.
So với phiên bản excel 2013 thì các phiên bản như là: 2007, 2010 và 2013 được tối ưu hóa nhiều tính năng hơn và tích hợp nhiều công thức tính toán thông minh hơn. Nếu người sử dụng nếu dùng các phiên bản excel cải tiến này thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian tính toán và có được kết quả chính xác, chi tiếp và cập nhập 1 cách chuẩn xác nhất.
Excel có những chức năng (công dụng) là gì?
Để nói về chức năng hay công dụng của excel thì sau đây là một số công dụng chính của công cụ này trong việc tính toán bảng biểu hay dữ liệu với khối lượng khổng lồ. Ngoài ra, công dụng của chúng còn là để vẽ các biểu đồ phức tạp nhất và khó nhất mà người dùng không thể dùng công cụ khác để thay thế được.
- Excel Là nơi lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả nhất và an toàn nhất từ trước đến nay, luôn được nhiều người dùng lựa chọn nhất.
- Tính toán số liệu số liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt là cho kết quả với độ chuẩn xác gần như là 100%
- Excel dùng để quản lý dữ liệu thông minh
- Phần tích dữ liệu (Tham giá và hỗ trợ) và cho người dùng đi đến trình bày các báo cáo. Excel luôn là công cụ được lựa chọn hàng đầu trong mọi trường hợp về cách thức quản lý dữ liệu.
- Trong excel sử dụng để tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng do tính chất là bảng biểu
- Lọc dữ liệu chính xác, chi tiết thông qua các tính năng của các thanh công cụ được hệ thống thiết lập sẵn.
Những tính năng cơ bản mà chúng đem lại
Nói đến tính năng của excel thì không còn gì phải bàn cãi nữa. Tuy nhiên để nắm bắt được hết những tính năng to lớn mà công cụ này đem lại thì người dùng nên biết những tính năng sẽ được nêu ra ngay dưới đây:
Những tính năng nổi bật của excel mà bạn cần biết
Excel nơi nhập dữ liệu và lưu trữ dưới dạng các File: Dữ liệu sẽ được người dùng nhập trực tiếp vào các trang tính và sau đó được lưu trữ lại. Các File dữ liệu này có thể được sử dụng để trao đổi trực tiếp, sao chép, tạo bản sao,… Khi cần sử dụng chỉ cần với thao tác mở file để có thể lấy dữ liệu ngày và chỉnh sửa.
Excel được tích hợp với các công thức có tính hỗ trợ người dùng trong tính toán: Hiện tại có rất nhiều hàm được sử dụng với rất nhiều công dụng khác nhau như hàm TODAY, SUM, IF, COUNTIF, COUNT, DATE,…
Kiểu dữ liệu của excel
Kiểu dữ liệu số: đây là các kiểu dữ liệu bao gồm các dữ liệu có dạng số từ 0 đến 9 (Bao gồm tất cả số âm và cả số dương). Ngoài ra, excel còn có kiểu dữ liệu chuỗi: đây cũng là kiểu dữ liệu bao gồm nhiều các chữ cái từ A đến Z và các ký tự đặc biệt khác. Hoặc cũng có thể là một dãy số mà chỉ cần chứa một ký tự nào đó.
Thêm vào đó excel còn có kiểu dữ liệu thời gian: đây là kiểu dữ liệu mà bạn có thể nhập đúng theo ngày tháng năm hoặc là giờ phút giây mà bạn thích. Kiểu dữ liệu công thức đến với kiểu dữ liệu này người dùng sẽ sử dụng tất cả các công thức toán từ hay các dấu so sánh đã được hệ thống thiết lập sẵn để thống kê số liệu mà mình cần.
Cấu trúc của một bảng tính trong excel cơ bản
Ngoài việc hiểu rõ excel là gì thì bạn cần nắm chi tiết hơn về các cấu trúc của một bảng tính nào đó. Một bảng tính sẽ được tạo bao gồm có nhiều thành phần cấu tạo và cụ thể cấu trúc của một bảng tính gồm như sau:
- Các Sheet–Các bảng tính: Trong một File excel dữ liệu sẽ có bao gồm rất nhiều Sheet khác nhau. Mỗi một Sheet sẽ có hơn 4 triệu ô tính khác nhau để người dùng có thể nhập dữ liệu thoải mái mà không có 1 trở ngại là hết ô dữ liệu để nhập.
- Column–Cột: Một cột trong excel bao gồm có rất nhiều ô tính được tính theo chiều dọc của bảng tính trong này. Các cột có độ rộng đã được mặc định sẵn là có 9 ký tự. Với mỗi một bảng tính sẽ có khoảng 256 cột được đánh theo thứ tự của bảng chữ cái A, B, C,…
- Rows–Dòng: Một dòng trong excel bao gồm có rất nhiều ô tính được tính theo chiều ngang của bảng tính trong này. Các dòng có chiều cao đã được mặc định sẵn là 12.75. Với mỗi một bảng tính sẽ có khoảng 16384 được đánh theo số thứ tự là từ 1, 2, 3,…
Excel chứa những loại hàm phổ biến nào nhất
Đối với những người thường xuyên sử dụng phần mềm excel thì sẽ thường dùng các hàm cơ bản trong excel để làm việc. Chúng giúp thực hiện các phép tính toán dữ liệu trực tiếp trên các bảng tính nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Các hàm trong excel cơ bản thường được sử dụng phổ biến
Số lượng các hàm (function) của excel thì rất là nhiều. Qua một quá trình dày công tìm hiểu và nghiên cứu thì chúng tôi đã tổng hợp lại được tất cả các hàm thông dụng nhất và để có thể trình bày lại cho người dùng những gì dễ hiểu và cần thiết nhất. Đặc biệt là các bạn đang làm văn phòng có thể nói đến các hàm cơ bản trong excel như: hàm VLOOKUP, hàm SUMIF, hàm COUNTIF, hàm LEN,….
Hàm SUMIF là hàm được sử dụng như thế nào?
Hàm SUMIF là một trong những hàm được cho là cơ bản nhất, hàm tính toán thông thường được dùng. Sử dụng để tính tổng trong excel chúng ta sẽ dùng đến như là hàm SUM, nếu muốn thêm 1 điều kiện nhất định hay có thể hơn cho hàm tính tổng đó thì chúng ta sẽ dùng hàm SUMIF.
Hàm COUNTIF trong excel là hàm như thế nào?
Hàm Countif cũng là một trong excel dùng để đếm số lượng ô đáp ứng cho một tiêu chí nào đó. Ví dụ như là để đếm số lần một thành phố nhất định xuất hiện trong danh sách của khách hàng, thì đếm số lượng tài khoản lặp lại, hay đến số lượng người cùng tên khác,….
Excel được ứng dụng vào đời sống như thế nào
Excel là phần mềm dùng để nhập liệu, sao lưu, hay là làm báo cáo, trong tính toán và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Trong phần mềm sẽ có rất nhiều trang tính được tạo nên từ các hàng và cột, điểm giao nhau giữa hàng và cột thì sẽ được gọi là ô. Tại đây bạn sẽ nhập dữ liệu vào các ô trong trang tính này hoặc tạo thêm một trang tính mới nếu bạn muốn.
Ngoài ra, phần mềm excel còn giúp cho người dùng thao tác nhanh khi sử dụng. Đó cũng chính là dùng được tất cả các phím tắt. Nếu công việc của bạn mà cần dùng nhiều đến phần mềm Office này thì hãy tập làm quen với các phím tắt trong excel . Do đó, các ngành có thể ứng dụng được như là nhân viên văn phòng, nhân viên kế toán, thống kê hay một số ngành khác có liên quan đến tính toán doanh thu khác….
Kết luận
Thông qua bài viết excel và những tính năng vượt trội của chúng. Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho người đọc về những thông tin có liên quan đến câu hỏi mà bạn đang thắc mắc. Các bạn hãy theo dõi trang web hay bài viết của chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin bổ ích nhé.
