Phần mềm chấm công là một phần không thể thiếu hỗ trợ quá trình vận hành của các công ty, doanh nghiệp. Phần mềm có khả năng theo dõi, tổng hợp chính xác giờ làm việc của từng nhân viên, nhờ đó các bộ phận liên quan thuận tiện hơn trong quá trình tính lương. Các cơ chế thưởng, phạt cũng có căn cứ và minh bạch.
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công được hiểu là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp/công ty trong quá trình quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Bao gồm: giờ bắt đầu và kết thúc thời gian làm việc trong ngày, thời gian đi muộn – về sớm, số giờ tăng ca, số ngày xin nghỉ…
Trước đây, khi phần mềm hỗ trợ chưa phổ cập, các công ty chủ yếu dùng Excel để chấm công. Tuy nhiên, cách làm này không chỉ mất nhiều thời gian mà độ chính xác không được đảm bảo.
Một số kiểu chấm công phổ biến hiện nay kể đến:
- Phần mềm cài trên máy tính kết nối thông tin với máy chấm công vân tay, thẻ từ…
- Chấm công qua nhận diện khuôn mặt Selfie có thể sử dụng trên máy tính hoặc điện thoại
- Hiện đại hơn chấm công bằng công nghệ Camera AI
Nhìn chung, tùy vào ngân sách và nhu cầu của từng doanh nghiệp/công ty, chủ sở hữu sẽ lựa chọn phương pháp tối ưu nhất. Dù lựa chọn cách nào cần có sự hỗ trợ của phần mềm.
Ưu và nhược điểm của phần mềm hỗ trợ chấm công
Chấm công ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tính lương, thưởng phạt của công ty. Để quá trình quản lý nhân sự và tính lương hàng tháng được tối ưu, nhiều phần mềm hỗ trợ đã ra đời. Không phủ nhận những ưu điểm mà phần mềm chấm công mang lại, nhưng nó cũng có một số mặt hạn chế nhận định. Cùng tìm hiểu ngay dưới đây.
Ưu điểm của phần mềm hỗ trợ công việc chấm công
- Tiết kiệm thời gian: Nhân viên không cần chờ quá lâu để đến lượt chấm công mỗi sáng đến công ty. Giảm áp lực về thời gian với các bộ phận nhân sự, kế toán mỗi khi cần tính lương. Giúp cải thiện tâm trạng nhân viên, tăng năng suất và hiệu quả công việc.
- Chính xác, minh bạch: Không cần đến sự hỗ trợ của con người, quá trình chấm công diễn ra hoàn toàn tự động nên độ minh bạch cao. Phần mềm và các thiết bị chấm công sẽ liên kết và trao đổi dữ liệu lẫn nhau do đó tính chính xác gần như tuyệt đối.
- Phần mềm chấm công tự động thống kê và tính lương: Sau khi ghi nhận, tổng hợp dữ liệu kết hợp đề xuất và cài đặt hệ số lương trước đó, phần mềm có thể tự động đưa ra đề xuất mức lương của từng các nhân viên theo thời gian làm việc trong tháng.
- Lưu trữ số liệu và hình ảnh chấm công chính xác: Chấm công sử dụng phương pháp Selfie hoặc camera AI còn có thể lưu giữ hình ảnh cộng với giờ chấm công chính xác ngày hôm đó. Hạn chế được gian lận và có bằng cụ thể nếu xảy ra thắc mắc.
Hạn chế, nhược điểm của phần mềm dùng để chấm công
Chi phí vận hành cao. Áp dụng công nghệ hiện đại hỗ trợ con người trong công việc chắc chắn sẽ đi kèm với chi phí cao. Các doanh nghiệp/công ty sẽ phải bỏ ra một khoản đầu tư tương đối lớn.
- Luôn đòi hỏi kết nối Internet: Để có thể hoạt động và ghi nhận dữ liệu phần mềm chấm công luôn đòi hỏi phải có sự kết nối Internet. Trong trường hợp hệ thống mạng gặp trục trặc hoặc không “mượt” trong thời gian đầu ngày sẽ ảnh hưởng đến quá trình chấm công đúng giờ của nhân viên. Mất kết nối trong quá trình cập nhật phiên bản mới có thể gây mất các dữ liệu trước đó.
- Khả năng bảo mật dữ liệu: Thông thường các doanh nghiệp/ công ty cần chia sẻ thông tin và một số quyền truy cập cho bên thuê quản lý phần mềm. Do đó khả năng bị virus tấn công hoặc bị ăn cắp, rò rỉ dữ liệu nhân viên là hoàn toàn có thể xảy ra.
Bất cứ công nghệ nào khi áp dụng vào đời sống đều sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp/ công ty để có những cân nhắc,quyết định phù hợp nhất có sử dụng phần mềm chấm công hay không.
Phần mềm chấm công có những lợi ích gì?
Với các doanh nghiệp/công ty có quy mô lớn vài trăm đến vài nghìn nhân viên thì việc sử dụng cách chấm công thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ gây sai sót. Lúc này sử dụng phần mềm hỗ trợ là vô cùng cần thiết. Tạm qua những hạn chế hoàn toàn có thể khắc phục được, hãy cùng tìm hiểu những lợi ích khi sử dụng phần mềm chuyên để quản lý chấm công.
Đảm bảo độ chính xác
Hệ thống ghi nhận dữ liệu ngay tại thời điểm chấm công chính xác đến từng giây đồng hồ. Chấm công thủ công dễ gây ra sự gian lận giữa các nhân viên. Việc nhớ nhớ quên quên của người là công việc chấm công có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên. Một khi thông tin, thời gian chấm công đã được ghi nhận trên hệ thống gần như không thể sửa và can thiệp được.
Phần mềm chấm công đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn
Hiện nay, các dữ liệu chấm công do phần mềm hỗ trợ và tổng hợp thường được lưu trữ trên đám mây. Do vậy các file đã ghi nhận được đảm bảo an toàn ngay cả khi máy tính của bạn bị hỏng, virus xâm nhập hoặc reset, cài lại win máy.
Tăng mức độ minh bạch
Phần mềm chấm công sẽ ghi chép lại thời gian có mặt và làm việc của nhân viên tại công ty một cách chính xác. Tình trạng chấm công “hộ” khó có cơ hội xảy ra.
Khi có thắc mắc, khiếu nại của nhân về bảng lương liên quan đến thời gian làm việc, chủ sở hữu có thể đưa ra bằng chứng thời gian chấm công hệ thống đã ghi nhận. Từ đó giúp bảo vệ nhân viên và cả doanh nghiệp/công ty trước bất kỳ tranh chấp nào.
Tạo sự công bằng, bình đẳng giữa các nhân viên
Mức lương các nhân viên nhận được phụ thuộc vào thời gian và giá trị mà họ mang đến cho công ty. Một người luôn đi làm đúng giờ, chuyên cần cả tháng xứng đáng hưởng mức lương tốt hơn so với người thường xuyên đi muộn.
Tối ưu thời gian, tiết kiệm chi phí
Nếu sử dụng bảng tính công thủ công, cuối tháng bộ phận nhân sự và kế toán sẽ mất rất nhiều thời gian trong quá trình tổng hợp. Dù có thể sử dụng các thuật toán hay các hàm excel tuy vậy cũng rất mất thời gian làm và kiểm tra lại. Trong khi đó phần mềm chấm công đã tổng hợp sẵn.
Đơn giản hóa công việc đồng nghĩa chủ doanh nghiệp/công ty không phải thuê nhiều người để xử lý khối lượng dữ liệu nữa. Chi phí bỏ ra ban đầu để mua phần mềm hay đào tạo có thể tốn kém, nhưng về lâu dài lợi nhuận mà các doanh nghiệp nhận được sẽ cao hơn.
Sử dụng công nghệ, phần mềm vào doanh nghiệp giúp doanh nghiệp bắt kịp thời đại 4.0. Nâng cao hiệu suất, công năng làm việc giúp cắt giảm những bước không cần thiết. Việc quản lý cũng trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Phần mềm hỗ trợ chấm công gồm chức năng nào?
Có rất nhiều phần mềm được tạo ra để giúp việc chấm công trở nên dễ dàng, có nhiều loại khác nhau trên thị trường. Mỗi loại đều có những tính năng riêng biệt. Nếu đang chuẩn bị trang bị cho công ty mình phần mềm chuyên nghiệp để hỗ trợ việc chấm công hãy cân nhắc đến một số chức năng dưới đây.
Lưu trữ được trữ lượng thông tin lớn
Để có thể sử dụng và hoạt động chính xác, phần mềm chấm công phải có chức năng lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên như họ tên, ngày tháng năm sinh, vị trí, bộ phận làm việc, số điện thoại…. Các công ty có số lượng nhân sự lớn tương đương lượng thông tin cần lưu lại khổng lồ. Do vậy các phần mềm vừa đảm bảo lượng thông tin mà doanh nghiệp yêu cầu, vừa đảm bảo chạy mượt mà không bị giật lag.
Chức năng chấm công theo ca làm
Có nhiều công ty yêu cầu nhân viên chấm công ngày 2 lần khi bắt đầu ngày làm việc và khi rời công ty về nhà. Cũng có công ty yêu cầu nhân viên chấm công ngày 4 lần, thêm 1 lần chấm công sau khi kết thúc ca sáng và 1 lần chấm công khi bắt đầu làm việc ca chiều.
Chức năng này của phần mềm chấm công giúp ghi nhận lịch sử ra vào công ty của nhân viên một cách chính xác. Đồng thời có thể tự động tính lương cho nhân viên dựa vào dữ liệu chấm công phần mềm đã ghi nhận.
Chức năng quản lý số ngày nghỉ
Ngoài các ngày nghỉ trong tuần như chủ nhật (hoặc thứ 7 và chủ nhật) các công ty còn hỗ trợ nhân viên 1 hoặc 2 ngày nghỉ trong tháng (vẫn có lương). Nhân viên có thể sử dụng ngày nghỉ luôn trong tháng đó hoặc không.
Do vậy tính năng quản lý quỹ ngày nghỉ phép này giúp mọi người có thể kiểm soát chính xác số ngày nghỉ phép vẫn được tính lương của mình còn lại trong năm. Nắm bắt được các thông tin này người lao động sẽ chủ động hơn trong công việc và sắp xếp cuộc sống cá nhân của mình.
Tự động xử lý công các ca làm việc
Ngoài thời gian làm hành chính sẽ phát sinh thêm thời gian làm việc tăng ca, làm việc vào các ngày cuối tuần và lễ tết… Mức lương cho những thời gian đặc biệt này sẽ được tính khác so với mức làm làm giờ hành chính thông thường. Vì vậy, chức năng xử lý các ca làm việc để tự động tính thêm phụ cấp cũng rất cần thiết mà một phần mềm chấm công chất lượng cần có.
Ngoài những tính năng kể trên để tối ưu hóa quá trình sử dụng các phần mềm nên được thiết kế với giao diện dễ nhìn và thân thiện với người sử dụng. Các công ty có thể chạy thử để kiểm tra mức độ ổn định cũng như sai sót trước khi quyết định có nên đầu tư vào phần mềm này không. Nếu phần mềm có thể xuất file excel cũng là một điểm cộng.
Top phần mềm chấm công miễn phí hàng đầu Việt Nam
Có một điểm khá thú vị mà ít người biết đó là hầu hết các phần mềm online hiện nay do người Việt làm ra. Nếu chưa sẵn sàng bỏ một khoản đầu tư lớn cho công cụ này, các doanh nghiệp/công ty có thể tham khảo một số phần mềm hỗ trợ chấm công miễn phí được sử dụng nhiều nhất hiện nay dưới đây.
Tanca
Đây là phần mềm hỗ trợ chấm công thuộc thế hệ mới nhất ở Việt Nam hiện nay. Không phải phụ thuộc vào kết nối Internet vì Tanca có thể chạy cả Online và Offline. Có khả năng tích hợp với nhiều loại máy chấm công vân tay như: Ronald Jack, Zkteco, Wise Eye…
Bên cạnh đó Tanca có thể tính được chính xác các ca làm, kể cả phức tạp, lịch công tác, ngày nghỉ phép… Phần mềm này hiện đang cung cấp miễn phí cho phiên bản Offline. Với Online thời gian sử dụng miễn phí có giới hạn.
Phần mềm chấm công Paradise
Một phần mềm khác người dùng có thể sử dụng miễn phí là Paradise. Ưu điểm khi sử dụng không mất phí, tốc độ xử lý dữ liệu ổn định, các tính năng như quản lý nhân viên, tiền lương, chấm công…phần mềm có thể xử lý mượt mà.
Phần mềm không tốn nhiều dung lượng khi cài đặt trên Window. Paradise không thua kém bất cứ phần mềm mất phí nào vì nó có thể xử lý chính xác và cụ thể các thông tin tăng ca, ngày nghỉ, làm ngày lễ…
Logicbuy Software
Còn được biết đến là phần mềm chấm công trên điện thoại. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Chỉ với một chiếc đoạn thoại thông minh, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý nhân viên.
Logicbuy Software cũng xuất được ra file excel để dễ theo dõi. Ngoài các chức năng cần có, phần mềm này có thể làm việc song song với các phần mềm khác như kế toán hay nhân sự. Đây là ưu điểm rất lớn và phù hợp với các doanh nghiệp đang quản lý trên đa phần mềm.
TimeSOFT
TimeSOFT là phần mềm có thể tích hợp với đa dạng các máy chấm công như vân tay, thẻ từ, khuôn mặt của Wise Eye, Gigata, Ronald Jack/ Ronald Jack Pro…Các chức năng liên tục được tối ưu hóa, giao diện được cập nhật mới liên tục nên quá trình sử dụng rất mượt mà.
Nhờ có công nghệ EU nên các dữ liệu thông tin của nhân viên đều được lưu trữ tự động. Rất linh hoạt và tiện lợi.
Kết luận
Có thể nói phần mềm chấm công là rất cần thiết cho các doanh nghiệp/công ty. Giúp đơn giản hóa quá trình phức tạp như chấm công tính lương. Hỗ trợ các chủ doanh nghiệp/cá nhân thuận tiện hơn trong quá trình quản lý nhân sự. Nhờ đó quy trình vận hành, kiểm soát cũng mang lại nhiều kết quả tốt hơn.
