Phần mềm Powerpoint có lẽ không còn quá xa lạ đối nhiều người, đặc biệt là dân văn phòng và các đối tượng ở lứa tuổi học sinh, sinh viên. Những công dụng đặc biệt mà Powerpoint mang lại luôn có vô số lợi ích. Các công dụng và tính năng nổi trội của phần mềm sẽ được giới thiệu toàn bộ thông qua bài viết này. Hơn nữa, bài viết cũng sẽ cung cấp những phần lồi thường gặp khi làm việc tại phần mềm này.
Tìm hiểu về ứng dụng Powerpoint
Để có thể hiểu rõ toàn bộ những thông tin có liên quan đến Powerpoint thì điều đầu tiên mà các bạn cần phải hiểu rõ chính là định nghĩa dễ hiểu nhất. Phần mềm Powerpoint được hiểu với nghĩa đơn giản nhất là phần mềm trình chiếu được hãng Microsoft phát triển. Hiện nay, phần mềm này ưa chuộng bởi các đối tượng như học sinh, sinh viên, giáo viên, nhân viên văn phòng thuộc lĩnh vực kinh doanh và giáo dục.
Phần mềm Powerpoint được sáng tạo và phát triển với mục đích truyền tải thông tin quan trọng bao gồm hình ảnh, âm thanh, văn bản cho các bài thuyết trình trong doanh nghiệp. Các bài giảng của giáo viên và những bài học thuyết trình của học sinh, sinh viên cũng được tạo ra bới Powerpoint.
Ở khoảng thời gian gần đây, có lẽ phần mềm Powerpoint là một trong những phần mềm không thể thiếu đối với nhiều đối tượng. Độ chuyên nghiệp của Powerpoint được đánh giá vô cùng cao, đó cũng chính là điểm mà nhiều người tin tưởng và lựa chọn phần mềm này thay vì các lựa chọn khác.
Phần mềm Powerpoint và các công dụng quan trọng
Được người dùng đánh giá là phần mềm mang lại nhiều ích lợi nhất cho việc cung cấp thông tin. Những công dụng tuyệt vời của phần mềm này sẽ được liệt kê ngay sau đây, các bạn hãy đọc và kiểm chứng nhé.
- Phần mềm sẽ giúp cho các công ty doanh nghiệp tạo ra nhiều bài thuyết trình về sản phẩm, dịch vụ của mình để thu hút được nhiều khách hàng, hợp đồng “béo bở”.
- Powerpoint khiến bài giảng tại trường học, cơ sở giáo dục được sinh động, trực quan giúp học sinh, sinh viên dễ hiểu hơn.
- Sơ đồ tư duy hay dử dụng với các mục đích trình chiếu khác cũng được tạo ra bởi phần mềm Powerpoint.
- Những tài liệu quan trọng trong các lĩnh vực bán hàng, tiếp thị được tạo ra bởi Powerpoint giúp các tài liệu này được rõ ràng và chi tiết.
- Ngoài ra, phần mềm này còn được sử dụng trong nhiều dịp đặc biệt như lễ cưới, sinh nhật, cuộc họp mặt gia đình, …
- Các dự án, chính sách tại các cuộc họp quan trọng trong doanh nghiệp đều được tạo ra bằng Powerpoint.
- Thêm vào đó, nhiều ngành nghề khác cũng sử dụng phần mềm trình chiếu này để tạo ra các sơ đồ, biểu đồ để phục vụ cho công việc.
Đâu là các thuật ngữ được sử dụng trong Powerpoint?
Tại phần mềm Powerpoint có một số các thuật ngữ quan trọng, các bạn phải hiểu được các thuật ngữ này để có thể sử dụng phần mềm một cách nhanh chóng. Các thuật ngữ này bao gồm:
- Hiệu ứng dùng để chuyển trang Slide – Transition: Đây là thuật ngữ chuyên chỉ những hiệu ứng khi chuyển sang các slide bên cạnh.
- Slide: Thuật ngữ này chỉ các trang trình chiếu để trình bày những nội dung quan trọng cần để thuyết trình.
- Trình bày và trình chiếu – Presentation and Slideshow: Đây là thuật ngữ đại diện cho những tài liệu chung và tổng quát nhất để tạo nội dung cho bài thuyết trình.
- Format: Những yếu tố như màu sắc chữ, kích thước và kiểu chữ của nội dung được điều chỉnh tại thuật ngữ này.
- Hoạt ảnh – Animation: Thuật ngữ này chuyên chỉ các hiệu ứng sinh động ở hình ảnh, nội dung, âm thanh, video, … tại một trang slide. Thông qua quá trình hiệu ứng hoạt ảnh thì các slide sẽ chuyên nghiệp và bắt mắt hơn.
Powerpoint và các tính năng nổi trội nhất
Phần mềm Powerpoint có nhiều tính năng nổi trội được nhiều người yêu thích. Các tính năng này vô cùng tiện lợi và hữu ích trong quá trình tạo nên các slide bắt mắt, khiến người xem bị thu hút.
Làm nổi bật slide tại phần mềm Powerpoint qua Zoom
Zoom được cho là tính năng nổi bật nhất tại phần mềm này. Ở tính năng này, các bạn có thể chọn các slide mà mình muốn làm nổi trội để người xem có thể dễ dàng nắm bắt thông tin hơn. Nội dung của slide thông qua tính năng này sẽ bao quát được chủ đề mà người thuyết trình muốn trình bày.
Với tính năng Zoom tại phần mềm Powerpoint, quá trình thiết kế và trình bày nội dung của các trang chiếu được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Đó cũng chính là nguyên nhân có vô số người lựa chọn tính năng nổi bật này để sử dụng cho bài thuyết trình của mình.
Mẫu slide có sẵn Design Ideas tại phần mềm Powerpoint
Nhiều đối tượng không biết thiết kế các slide đẹp mắt chỉ cần nhập nội dung cần trình bày vào các trang tính trắng. Sau đó, hệ thống Design Ideas sẽ tạo nên các bố cục, hình ảnh hài hòa, kiểu dáng cụ thể, … Design Ideas sẽ tạo nên những slide thuyết trình thu hút và chuyên nghiệp nhất.
Công cụ Design Ideas là một trong những công cụ tốt nhất để thiết kế slide đẹp và bắt mắt. Các bạn không cần phải cần phải suy nghĩ và động não quá nhiều để tạo nên một bài thuyết trình hoàn hảo nhất. Công cụ này giúp người dùng tiết kiệm được nhiều thời gian để có thể làm chỉnh chu hơn về mặt nội dung. Đây có lẽ là tính năng mà người dùng nên sử dụng nhất để có thể tạo được một bài thuyết trình ấn tượng.
Liên kết – Slide hyperlink ở phần mềm Powerpoint
Ở tính năng này, người dùng có thể sử dụng để chuyển tới các trang trình chiếu khác. Các liên kết được xây dựng với mục đích tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng. Tính năng này vô cùng tiện lợi bởi người dùng không cần phải mất quá nhiều thời gian tìm kiếm, chỉ cần nhấp vào đường liên kết là những nội dung cần tìm kiếm đã có thể xuất hiện một cách rõ ràng và chi tiết.
Phần mềm Powerpoint và tính năng Morph
Tính năng Morph là tính năng mới nhất tại phần mềm trình chiếu này. Tính năng này sẽ nhận dạng những các nội dung giống nhau có hình dạng hình tròn và sau thời gian chuyển đổi vòng tròn sẽ được làm gia tăng kích thước. Morph giúp các thao tác tại Powerpoint trở nên đơn giản và thuận tiện. Người sử dụng sẽ nắm bắt toàn bộ những nội dung ở các trang trình chiếu một cách nhanh nhất.
Cấu trúc cơ bản của slide tại phần mềm Powerpoint
Slide của phần mềm Powerpoint có cấu trúc ra sao có lẽ cũng là vấn đề được nhiều người thắc mắc. Một slide sẽ có nhiều bố cục khác nhau, người dùng có thể lựa chọn các bố cục phù hợp với bài thuyết trình của mình. Bố cục của một slide cơ bản sẽ bao gồm chủ đề với vị trí ở giữa trang chiếu. Những bố cục trang chiếu khác nhau sẽ có thể tạo nên các bài thuyết trình Powerpoint độc đáo và mới lạ.
Các bố cục, cấu trúc của slide có thể được tạo ra bởi mục Layout, người dùng chỉ cần nhấp vào bố cục slide phù hợp để tạo được cấu trúc slide ưng ý. Giao diện của slide ở trang chính sẽ được thay đổi ngay lập tức khi người dùng nhấp chọn vào bố cục ở phần Layout.
Powerpoint sẽ đưa người dùng đến phần PlaceHolder sau khi họ chọn bố cục mới. Các hộp trống rỗng này sẽ là nơi để các bạn thêm những nội dung có liên quan đến bài thuyết trình. Tại trang chiếu này, người dùng còn có thể thêm hình ảnh, video và nhiều ký tự đặc biệt khác.
Nên chuẩn bị gì khi làm việc với Powerpoint?
Trước khi chuẩn bị tạo ra một bài thuyết trình với phần mềm Powerpoint thì người dùng cần phải chuẩn bị nhiều thứ để có thể làm nên một bài thuyết trình hoàn hảo. Những việc làm mà các bạn nên chuẩn bị trước khi làm bài thuyết trình sẽ được làm rõ sau đây.
Chuẩn bị sẵn bố cục cho trang chiếu tại phần mềm Powerpoint
Người dùng cần phải biết được những nội dung, chủ đề mà họ cần thuyết trình để có thể chọn một bố cục hợp lý. Cụ thể như phần mở đầu, phần thân, phần kết sẽ có những nội dung gì. Những nội dung mà người dùng đưa vào slide phải là những nội dung ngắn gọn và xúc tích nhất. Các vấn đề được trình bày phải được sắp xếp hợp lý và khoa học để người nghe, người nhìn không bị rối khi thấy những nội dung tại slide.
Dẫn chứng và hàng loạt các ví dụ cụ thể
Để bài thuyết trình cũng như các trang chiếu thu hút nhiều người thì bắt buộc cần phải có nhiều dẫn chứng và các ví dụ cụ thể. Nếu bài thuyết trình chỉ có lý thuyết sẽ gây ra cho người nghe cảm giác nhàm chán, không tập trung vào bài. Các dẫn chứng, ví dụ này nên xen vào các phần lý thuyết để bài thuyết trình đạt được kết quả tốt nhất.
Hình ảnh minh họa sống động tại phần mềm Powerpoint
Hình ảnh có lẽ là điều không thể thiếu tại một bài thuyết trình của Powerpoint. Hình ảnh sẽ khiến người xem bị hấp dẫn, độ tập trung của họ vào các trang chiếu cũng được tăng lên đáng kể. Ngoài hình ảnh, những video sinh động cũng là một phương pháp thu hút cực kỳ hiệu quả cho bài thuyết trình.
Các hình ảnh, video sẽ khiến bài thuyết trình trở nên trực quan và cuốn hút. Tuy nhiên, các hình ảnh, video minh họa phải có sự liên quan đến nội dung đang trình bày slide để tránh trường hợp bị phản tác dụng.
Trình bày Powerpoint và một số lỗi cơ bản
Khi trình bày các trang chiếu tại phần mềm này, người dùng thường gặp một số lỗi. Các lỗi này ít nhiều đã ảnh hưởng bài thuyết trình, bài viết sẽ liệt kê một vài lỗi cơ bản nhất khi dùng phần mềm trình chiếu này.
- Lỗi đấu tiên chính là lỗi Powerpoint không thể chạy chữ xung quanh hình ảnh
- Font chữ tại Powerpoint bị thay đổi toàn bộ
- Lỗi Powerpoint do lựa chọn phiên bản không tương thích
- Khi trình chiếu, màu chữ Powerpoint bị nhòe, không rõ
- Khi chuyển bài Powerpoint sang thiết bị khác, font chữ hoàn toàn bị lỗi
- Video tại slide không nghe được, bị mất tiếng
Kết luận
Phần mềm Powerpoint là phần mềm trình chiếu cực kỳ quan trọng và đem lại nhiều lợi ích. Bài viết đã khai thác toàn bộ những thông tin quan trọng có liên quan đến phần mềm để người dùng có thể dễ dàng tìm hiểu.
