Giảm dung lượng File PDF là cụm từ phổ biến mà nhiều người nhắc đến hiện nay, nó chứa và lưu trữ các dạng dữ liệu với những tiện ích khác nhau tùy nhu cầu của người dùng. PDF có rất nhiều ưu điểm nổi trội mà không phụ thuộc vào phần mềm tạo ra chúng.
Khái niệm File PDF. Nó có thể lưu trữ dữ liệu nào?
File PDF là từ viết tắt của cụm từ Portable Document Format, đây được hiểu là định dạng của tài liệu di động hay là tập tin văn bản được phổ biến từ hãng Adobe Systems.
Gần giống với định dạng Word, PDF hỗ trợ người dùng các văn bản thô với hình ảnh hay hiệu ứng âm thanh và các hiệu ứng khác. Nó có thể chứa các tiện ích khác nữa như video, phông chữ nhúng và các liên kết,…
Nhiều thứ có thể chuyển sang dạng File PDF để lưu trữ mà không có ảnh hưởng quá nhiều đến bản gốc cũng như thông tin được bảo toàn. Ngay cả các trang web cũng có thể được lưu thành file PDF và được đảm bảo định dạng đầy đủ.
Không có gì quá lạ lẫm khi File PDF dần trở nên phổ biến để chứa được các dạng thông tin. Bạn có thể thấy các hướng dẫn sản phẩm, hay tài liệu quảng cáo, hay các tài liệu quét, đơn xin việc, sách điện tử, tờ rơi, và nhiều các tài liệu khác đều được lưu trữ dưới dạng PDF.
Còn một điểm thú vị nữa đó chính là với PDF, tình trạng lỗi font sẽ khó mà xảy ra. Dù bạn mở tài liệu dưới bất kỳ máy nào, máy tính hay điện thoại hay máy đọc thì cũng đều hiển thị dưới cùng một dạng với cùng một phông chữ thích hợp.
Các tài liệu PDF cũng có thể được mã hóa để đảm bảo rằng không bị rò rỉ thông tin và chỉ có mỗi chủ nhân của chúng hay những người được ủy quyền mới có thể mở và đọc tài liệu.
Ưu điểm của File PDF
Tài liệu của File PDF thường được lưu với kích thước nhỏ hoặc rất nhỏ, vì thế nên nó thường dễ dàng chia sẻ và di chuyển. Việc không tốn nhiều dung lượng cũng giúp dễ dàng lưu trữ và có thể lưu trữ nhiều tập tin PDF mà không lo hết dung lượng.
Ưu điểm tiếp theo đó chính là định dạng này có thể được mở ở nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm cả các loại điện thoại và máy tính khác nhau đều có thể dễ dàng mở tệp tin.
Không những vậy, người dùng cũng không cần lo lắng việc mở trên khác thiết bị khác nhau sẽ ảnh hưởng tới nội dung. Bởi File PDF hỗ trợ người dùng duy trì định dạng không thay đổi trên bất kỳ thiết bị nào.
PDF được trình bày với thiết kế dễ đọc và nhìn, người dùng có thể trang trí theo phong cách đơn giản hay bắt mắt đa dạng tùy theo nhu cầu cá nhân. Chế độ bảo mật của PDF cũng cực kỳ chất lượng, người dùng không cần lo về việc bị mất thông tin hay dữ liệu.
Vì sao chúng ta nên giảm dung lượng File PDF?
Bộ nhớ cần dung lượng để có thể tiến hành lưu trữ và chứa đựng các tài liệu cũng như tệp tin hay bất kỳ ứng dụng nào. Việc có nhiều dung lượng chứa đựng sẽ giúp lưu trữ được nhiều tài liệu hơn.
Bên cạnh đó File PDF cũng được tính trên dung lượng lưu trữ, việc trở thành tệp tin có dung lượng lớn sẽ khiến bộ nhớ bị nhanh đầy và không thể lưu trữ quá nhiều dữ liệu cũng như tài liệu khác.
File có dung lượng lớn cũng sẽ khó khăn và tốn thời gian trong việc di chuyển để lưu trữ ở một nơi khác, nếu file quá lớn thời gian di chuyển có thể tăng từ 1 đến vài tiếng hay có thể lên tới một ngày.
Do đó cần phải tối giản hóa dung lượng PDF để có thể hạn chế tối đa dung lượng lưu trữ của tệp tin và giúp có thể lưu trữ được nhiều file hơn, đồng thời cũng giúp cho quá trình di chuyển, gửi file được tiến hành nhanh chóng và dễ dàng.
Ngoài ra, ở một số trang web hay thiết bị, chỉ chứa đựng các File PDF với dung lượng nhỏ, không chứa đựng các tệp dung lượng quá lớn. Vậy nên việc giảm dung lượng File PDF là cần thiết trong các trường hợp này.
Cách giảm dung lượng file PDF cho máy tính cần biết
Để File có thể mang lại hiệu quả và tác dụng lớn nhất mà không mất đi các công dụng cũng như ưu điểm thì chúng ta cần phải tối giản, giảm dung lượng File PDF xuống mức thấp nhất. Có rất nhiều cách để giảm dung lượng của File mà bạn có thể tham khảo, sau đây là những cách chúng tôi tổng hợp được.
Thông thường để có thể giảm dung lượng PDF trên máy tính chúng ta có thể đơn giản bằng cách sử dụng các web hoặc có thể tải ứng dụng để tối giản dung lượng. Với việc giảm dung lượng bằng web thì đơn giản hơn bởi vì có rất nhiều web ra đời để hỗ trợ cho việc này.
I love PDF
Đây là cách đầu tiên mà chúng tôi muốn giới thiệu, trang web Ilove PDF là một trang web giúp giảm dung lượng File PDF một cách đơn giản và nhanh chóng mà với một người không có kinh nghiệm cũng có thể thực hiện.
- Bước 1: Bạn truy cập vào website của Ilove PDF và ấn vào nút “chọn tệp PDF” để tải file cần nén của mình lên
- Bước 2: Sau khi đã tải file lên, bạn ấn nút “nén PDF” để tiến hành giảm dung lượng file
- Bước 3: Đây là bước cuối cùng, sau khi file đã nén xong, bạn ấn tải File xuống. Như vậy bạn đã sở hữu cho mình File PDF phiên bản dung lượng ít hơn rất đơn giản và nhanh chóng.
Small PDF
Đây là trang web thứ 2 giúp giảm dung lượng File PDF mà chúng tôi muốn giới thiệu. Đúng với cái tên của trang web Small PDF, trang web này sẽ giúp bạn giảm mức dung lượng của File xuống nhỏ nhất nhưng vẫn đảm bảo nội dung không bị ảnh hưởng với các bước như sau:
- Bước 1: Bạn truy cập vào trang web “Small PDF” và ấn vào mục “chọn các tệp”. Với thao tác này bạn có thể tải nhiều File PDF lên để nén cùng một lúc chỉ với một thao tác.
- Bước 2: Bạn ấn “nén cơ bản” và chọn “chọn tùy chọn”. Khi đó hệ thống sẽ tự động nén File của bạn theo mức tối ưu nhất
- Bước 3: Sau khi đã nén File xong, bạn ấn “tải file xuống” để tải File về máy và sử dụng theo nhu cầu cá nhân.
Dùng Reduced Size PDF để giảm dung lượng File PDF
Cách đơn giản để có thể giảm dung lượng File PDF của nhà Adobe đó chính là sử dụng Reduced Size PDF với phiên bản Adobe Acrobat mới nhất hiện nay. Với phiên bản này người dùng có thể dễ dàng cập nhật File và nén với các bước đơn giản.
Điểm tiện lợi ở phần mềm này đó chính là, khi đã tải và cập nhật phần mềm trên máy, bạn có thể thường xuyên nén dung lượng File mà không cần đến mạng internet như cách nén trên web.
Với giao diện của phần mềm, bạn ấn chọn File rồi chọn Save as Other, sau đó nhấn chọn Reduced Size PDF. Khi đó File của bạn đã được nén xuống dung lượng thấp nhất để bạn có thể lưu về và di chuyển tài liệu đến bất cứ đâu mà không cần lo sợ đến vấn đề dung lượng lưu trữ.
Cách giảm dung lượng PDF trên thiết bị di động
Với cách giảm dung lượng File PDF trên điện thoại có lẽ sẽ hơi phức tạp hơn bởi bạn chỉ có thể tải ứng dụng về máy và tiến hành giảm dung lượng. Tuy nhiên việc có ứng dụng sẵn trên máy sẽ giúp bạn không cần tốn quá nhiều thời gian cho việc giải nén này.
Giảm dung lượng File PDF với ứng dụng Xodo
Với ứng dụng Xodo PDF Reader & Editor có thể giúp bạn dễ dàng giải quyết nỗi lo về dung lượng lớn. Ứng dụng này cũng có các tiện ích khác bên cạnh việc giải nén có thể hỗ trợ bạn các yêu cầu về đọc cũng như chỉnh sửa tài liệu.
Bước 1: Bạn mở app trên điện thoại ra, khi này trên màn hình sẽ hiển thị rất nhiều tiện ích mà bạn có thể lựa chọn. trên màn hình giao diện chính hãy chọn Compress PDF.
Bước 2: Màn hình sẽ hiển thị tổng hợp tất cả tệp tin đang có trên máy điện thoại của bạn, hãy chọn File PDF mà bạn muốn tối ưu dung lượng.
Bước 3: Sau khi chọn thì nhấn Compress.
Bước 4: Lúc này, có điểm đặc biệt tại ứng dụng này đó chính là cho phép bạn được lựa chọn các mức độ giảm dung lượng tùy thích và tùy theo nhu cầu của cá nhân bạn:
- Higher quality: Với chế độ này, dung lượng được giảm nhưng vẫn đảm bảo File được lưu trữ ở chất lượng cao nhất.
- Balanced: Dung lượng được giảm và chất lượng cũng được đảm bảo cân bằng..
- Smaller file size: Với File được nén nhỏ hơn nhưng vẫn đảm bảo sự cân bằng giữa chất lượng và dung lượng.
Xem lại File đã giảm
Để có thể thực hiện xem lại File PDF sau khi đã giảm dung lượng trên ứng dụng, bạn tiến hành nhấn vào File và chọn hiển thị File. Khi đó danh sách các tệp tin đã được giảm dung lượng sẽ hiển thị.
Tất cả các tệp tin đã được nén hiển thị theo danh sách, vậy nên bạn có thể kiểm tra rằng File của mình đã được nén hay chưa, và bên cạnh đó cũng có thể kiểm tra xem File được nén theo mức độ mình lựa chọn không.
Lưu ý khi sử dụng phần mềm giảm dung lượng file
Khi làm bất cứ việc gì cũng đều có những điều cần phải lưu ý để tránh xảy ra sai sót. Đặc biệt với việc giảm dung lượng file PDF cần phải chú ý các lưu ý sau nếu không trong trường hợp không mong muốn nhất có thể dẫn tới việc mất toàn bộ dữ liệu.
Với mỗi máy hoặc nhu cầu cá nhân mà bạn có thể lựa chọn các trang web hay các ứng dụng giảm dung lượng File PDF phù hợp. Bên cạnh đó bạn cũng cần lưu ý các mức độ chức năng mà bạn muốn với File chất lượng cao hay dung lượng giảm nhiều nhất tùy ý.
Kết luận
Việc giảm dung lượng File PDF là điều cần thiết để có thể lưu trữ được nhiều tập tin. Trên đây là toàn bộ thông tin đầy đủ và chi tiết về vấn đề này, mong rằng có thể giúp ích cho bạn trong quá trình giảm dung lượng này.
